Sage Office Line & Sage 100 Produkt BlogElektronische Rechnung kommt

01. Juni 2024

Nach monatelangen Diskussionen und einem langwierigen Prozess hat der Bundesrat das Wachstumschancengesetz am 22.03.2024 final beschlossen. Während der Vermittlungsausschuss am 21.02.2024 noch keine echte Einigung zwischen den Parteien erzielen konnte, stimmte der Bundesrat dem angepassten Gesetz mehrheitlich zu. Mit diesem Beschluss wird u.a. auch das sehr wichtige Thema zur Verpflichtung einer elektronischen Rechnung im B2B-Markt aufgenommen und in mehreren Schritten umgesetzt.

Hintergrund

In vielen EU-Mitgliedsstaaten setzt man schon lange auf die EU-Reformvorschläge zur Digitalisierung der E-Rechnung. Im Dezember 2022 veröffentlichte die EU-Kommission im Rahmen der Initiative „VAT in the Digital Age (ViDA)“ einen Vorschlag für eine Richtlinie, die auf dem Hintergrund der Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug als einen von drei Punkten auch Mehrwertsteuermeldepflichten und elektronische Rechnungsstellung enthält.

In Deutschland reagierte die Regierung bisher verhalten auf das Thema im B2B Markt; immerhin wurde 2021 im Koalitionsvertrag der Wille zur Umsetzung bekundet. In dem Vertrag ist die schnellstmögliche Einführung eines elektronischen Meldesystems festgeschrieben, das für die Erstellung, Prüfung und Weiterleitung von Rechnungen verwendet werden soll.

Nun also liegt die Entscheidung vor, basierend auf dem EU Rechnungsstandard CEN 16931 (Richtlinie 2014/55/EU vom 16.04.2014). Dieser Standard ist bereits seit 2020 bei grenzüberschreitenden öffentlichen Aufträgen im B2G (Business to Government) unter dem Namen „X-Rechnung“ in Deutschland verpflichtend.

Wichtige Eckpunkte der Umsetzung

• Ab dem 1. Januar 2025 wird der Empfang einer E-Rechnung gemäß EN16931 für alle deutschen B2B-Geschäfte verpflichtend
• Ausnahmen gelten für Rechnungen unter 250 Euro gemäß § 33 UStDV und für Fahrausweise gemäß § 34 UStDV. Auch sind Rechnungen an Endverbraucher nicht betroffen
• Nach dem 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2026 können zunächst noch Papierrechnungen sowie E-Rechnungen in Formaten, die nicht den neuen Vorgaben an elektronische Rechnungen entsprechen, ausgetauscht werden
• Die Priorität der Papierrechnung entfällt. Die Zustimmung des Empfängers für den Erhalt von EN16931-konformen E-Rechnungen ist nicht mehr erforderlich. Während der Übergangsfrist muss der Rechnungsempfänger der Abweichung von der E-Rechnungs-Verpflichtung bei „sonstigen“ elektronischen Formaten (z.B. PDF-Dokumente) explizit zustimmen
• Nach dem 31. Dezember 2026 bis zum 31. Dezember 2027 gilt diese Übergangsregelung nur noch für rechnungsstellende Unternehmen, die weniger als 800.000 Euro Umsatz im Jahr erzielen
• Bei Nutzung vom Rechnungsaustausch im EDI-Format, die nicht den Vorgaben entsprechen, besteht eine zulässige Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2027

Welche gängigen Formate der E-Rechnung gibt es?

X-Rechnung

Die X-Rechnung ist ein strukturiertes Datenformat für elektronische Rechnungen, das von der „Koordinierungsstelle für IT-Standards“ (KoSIT) entwickelt wurde und bereitgestellt wird. Die Rechnung kann damit direkt elektronisch weiterverarbeitet werden. Mit der klassischen visuellen Rechnung, wie wir sie kennen, besteht kein Zusammenhang, da somit nur die relevanten Daten direkt ausgetauscht werden. Die X-Rechnung findet bereits im öffentlichen Auftragswesen Anwendung.

ZUGFeRD 2.0 / Factur-X

ZUGFeRD 2.0 und Factur-X (französisches Datenformat) sind gleichbedeutend. Dieses Format ist in Zusammenarbeit mit Deutschland und Frankreich entstanden und stellt ein Hybridformat dar. Dabei werden die Rechnungsformate XML und PDF vereint. In der PDF-Datei (PDF A/3), die sich visuell wie eine Rechnung darstellt, ist eine XML eingebettet. Die XML trägt den strukturierten Datensatz, der alle relevanten Informationen einer Rechnung enthält. Es bleibt damit dem Anwender überlassen, ob er lediglich die PDF verwendet oder den XML-Datensatz. Der Vorteil ist, dass der Austausch in diesem Format ohne vorherige Absprache mit dem Empfänger möglich ist.

Mit der Sage 100 ist das Erstellen von E-Rechnungen im ZUGFeRD und X-Rechnungsformat bereits seit Jahren möglich. Das Einlesen von E-Rechnungen wird Sage ab der Version 9.0.8 im Herbst 2024 zur Verfügung stellen.