01. November 2019
Wenn Sie Belege nach dem Scannen vernichten wollen, müssen Sie mit einer entsprechenden Verfahrensanweisung unter anderem sicherstellen, dass die Scans vollständig, dem Original entsprechend und unveränderbar sind.
Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) vom 14.11.2014 sehen in Randnummer 136 vor, dass das Verfahren, mit dem Papierdokumente über einen Scanvorgang in elektronische Dokumente umgewandelt werden, dokumentiert werden müssen.
Die von der Bundessteuerberaterkammer und dem Deutschen Steuerberaterverband e.V. veröffentlichte aktualisierte Muster-Verfahrensdokumentation trägt dem Rechnung und soll dem Buchführungs- bzw. Aufzeichnungspflichtigen Formulierungshilfen für den Aufbau und den Inhalt einer Verfahrensdokumentation geben, wenn
Als Nutzer einer Verfahrensdokumentation müssen Sie auch weiterhin dafür Sorge tragen, diese an die tatsächlichen Verhältnisse in Ihrem Betrieb anzupassen. Der Aufwand dafür ist nicht zu unterschätzen.
Papiergebundene Dokumente die nicht vernichtet werden dürfen
Aus §147 Abgabenordnung (AO) oder dem Handelsgesetzbuch ergeben sich steuerliche und buchführungstechnische Voraussetzungen zur Vernichtung der Papierunterlagen. Jahresabschlüsse und (notarielle) Urkunden etc. dürfen weiterhin nicht vernichtet werden. Gleiches gilt für vollstreckbare Titel oder Grundschuldbriefe. Auch außerhalb des Steuer- oder Handelsrechtes kann es Gründe geben, Papierdokumente nicht zu vernichten. Das könnten beispielsweise Garantieunterlagen und -rechnungen betreffen.
Aufbewahrungspflichten außerhalb des Steuerrechts
Eine Muster-Verfahrensdokumentation kann nicht alle gesetzlichen Löschungs- und Aufbewahrungspflichten erfassen. Sollten spezielle Pflichten aus anderen gesetzlichen oder vertraglichen Gründen bestehen, sind diese ergänzend zu beachten.
Darüber hinaus müssen Sie Regeln definieren, wie mit Daten im Betrieb umgegangen wird, die bereits digital „eintreffen“ oder vorhanden sind.
Datenschutzrechtliche Vorschriften werden nicht berücksichtigt
Die Musterverfahrensanweisung sorgt zwar dafür, dass die Daten sicher gespeichert werden, allerdings können die individuellen datenschutzrechtlichen Anforderungen nicht erfasst werden. Diese sind gesondert zu prüfen und ggf. mit dem betrieblichen Datenschutzbeauftragten abzustimmen. Das gilt insbesondere seit in Kraft treten der DSGVO.
Viele hilfreiche Checklisten, Leitfäden und FAQs finden Sie unter https://www.sage.com/de-de/support-und-service/dsgvo/
