01. Januar 2025
In einem zunehmend veränderten Arbeitsumfeld, mit immer weniger Fachkräften und hoher Arbeitsbelastung ist es wichtig, dass Prozesse optimal genutzt werden, ohne dass die eigene Produktivität darunter leidet. Unsere acht Zeitmanagement-Tipps sollen Ihnen eine Anregung geben, die eigene Zeit besser zu nutzen und damit den Alltag produktiver zu gestalten.
Tipp 1: Schwierige Aufgaben auf die produktivste Tageszeit legen
Richten Sie wichtige Aufgaben am eigenen Biorhythmus aus. Fragen Sie sich selbst, wann sind Ihre Kreativität und Ihr Energielevel am höchsten? Planen Sie entsprechende Pausen. Zum Tagesstart nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um die Aufgaben planen, die heute erledigt werden müssen. Legen Sie bestimmte Zeitblöcke fest, um sich in einen Sachverhalt zu vertiefen. Nutzen Sie einen festen Zeitplan, der sich an Ihrem eigenen Rhythmus ausrichtet. Es fällt Ihnen dann leichter, Ablenkungen zu ignorieren und bei der Sache zu bleiben.
Tipp 2: Arbeiten vor- und nachbereiten
Nehmen Sie sich am Abend ein wenig Zeit, um den Tag Revue passieren zu lassen. Haben Sie alles auf Ihrer Liste abgearbeitet? Sind Sie während der Arbeit hungrig oder müde geworden? Haben Sie sich die notwendige Zeit für Ihre jeweiligen Aufgaben genommen? Wenn Sie Ihre Arbeitsweise neu bewerten, können Sie den nächsten Tag besser planen. Vielleicht müssen Sie mehr Zeit für gewisse Aufgaben einplanen. Unternehmen Sie einen kurzen Nachmittagsspaziergang, um den Kopf frei zu bekommen. Machen Sie sich Notizen, damit Sie eventuelle Muster erkennen und anpassen können.
Tipp 3: Priorisieren Sie
Schreiben Sie sich eine To-Do-Liste mit dem Tagesablauf und den wichtigen Punkten, die Sie heute erledigen wollen. Meist kommt es anders als man denkt: eine dringende Aufgabe wirft alle Pläne über den Haufen. Erledigen Sie daher die schwierigsten oder lästigsten Aufgaben zuerst, damit Sie diese nicht den ganzen Tag vor sich herschieben und Sie am Ende ein „Erfolgserlebnis“ haben.
Tipp 4: Holen Sie das Beste aus sich heraus
Übernehmen Sie nur dann zusätzliche Projekte oder Tätigkeiten, wenn diese zu Ihren Talenten passen und Sie motivieren. Die meisten Arbeitnehmer zeigen Engagement und Teamgeist. Stellt eine bestimmte Aufgabe jedoch eine Ablenkung dar, oder entspricht nicht Ihren Fähigkeiten, schlagen Sie jemanden vor, der besser dafür geeignet ist.
Tipp 5: To-Do-Listen
Richten Sie Ihre To-Do-Listen auf Ergebnisse, statt auf Aufgaben aus. Ein „Projekt abschließen“ ist wahrscheinlich nicht an einem Tag machbar. Setzen Sie diese Aufgaben auf Ihre wöchentliche oder monatliche To-Do-Liste. Was ist die wichtigste Aufgabe für heute? Wählen Sie ein Element aus dem Projekt aus, damit Sie wirklich vorankommen.
Tipp 6: Automatisierungen nutzen
Workflows, optimierte Prozesse und Integrationen sind echte Zeitsparer, insbesondere wenn sie von Ihnen selbst umgesetzt werden können. Arbeiten Sie mit Apps, die Ihnen bei der Erstellung von Besprechungsnotizen, der Verwaltung von Passwörtern, Autokorrektur-Tools und Tastaturkürzeln helfen.
Tipp 7: Zeitfressende Meetings vermeiden
Ist dieses Meeting wirklich sinnvoll? Hinterfragen Sie einmal bestimmte Meetings. Klar, nicht alle Meetings können abgeschafft werden. Legen Sie ein Zeitlimit für Smalltalk fest und gehen Sie dann zum eigentlichen Thema über. Erstellen Sie vorab eine Agenda mit Zeitvorgaben für einzelne Themenbereiche. Sollten Sie keine Tagesordnung vorgeben oder kein klares Ergebnis definieren, ist ein Meeting vielleicht gar nicht notwendig. Für Status-Updates und das Teilen von Informationen ist eine einfache Nachricht an die richtigen Personen oft die bessere Wahl.
Tipp 8: Kollaboration
Nutzen Sie Produktivitätsanwendungen, um die Teamzusammenarbeit zu verbessern. So bietet Ihnen „Miro“ eine visuelle Projektzentrale zum Brainstorming. Spezifische Hindernisse und Zeitfresser sind oftmals sehr individuell, weshalb es kein Patentrezept für das eigene Zeitmanagement gibt. Umso wichtiger ist es, dass Sie verschiedene Strategien ausprobieren und herausfinden, welche Lösungen Ihre eigene Produktivität am meisten steigern. Mit einem gut durchdachten Zeitmanagement können Sie langfristig schneller und effizienter agieren.
Fazit: Lassen Sie sich von den lästigen Ablenkungen in einer immer schnelllebigeren, digitalen Arbeitswelt nicht überrollen. Bündeln Sie interne und externe Prozesse an einem zentralen Ort. Ein Arbeitsumfeld, in dem Abläufe stetig verbessert und das Zeitmanagement optimiert werden, fördert die Produktivität aller Mitarbeiter dauerhalft.
