Sage Office Line & Sage 100 Produkt BlogTipps & Tricks: Sammelmappen

01. Mai 2025

Über Sammelmappen erhalten Sie Zugriff auf Informationen zu Stammdaten, die z.T. direkt aus Geschäftsvorfällen resultieren (Übersicht über Belege, Mahnungen, …) und z.T. manuell in die Sammelmappen aufgenommen wurden. So können Sie sich zum Beispiel darüber informieren, welche Belege für einen Kunden erstellt wurden. Sammelmappen können Sie flexibel an Ihre Anforderungen anpassen.

Sammelmappen werden in der Warenwirtschaft und im Rechnungswesen geführt (für Adressen, Artikel, Vertreter, Mitarbeiter, Ressourcen, Projekte, Hausbanken, Sachkonten, Kostenträger und Kostenstellen) und können über die Optionen-Schaltfläche bzw. über die Menüschaltflächen in den Stammdatendialogen aufgerufen werden oder über das Regiezentrum:

• Im Rechnungswesen über <Auskünfte/Sammelmappen>

• In der Warenwirtschaft über <Auskünfte/Artikel und Dokumente>

Für die Nutzung von Sammelmappen gelten die folgenden Regeln:

• Zusatzinformationen zu Stammdaten können entweder direkt in der Sammelmappe oder im Dateisystem des Rechners gespeichert sein.

• Dateiinhalte, die Daten der Sage 100 ergänzen, sind über einen Eintrag in eine Sammelmappe direkt in der Sage 100 verfügbar (z.B. Bilder zur Illustration von Artikeln).

• Word-, Excel- und Power Point-Dokumente, können aus benutzerdefinierten Registern einer Sammelmappe heraus erstellt werden, sofern die dafür benötigten MS Office-Programme installiert sind.

• Daten aus dem Dateisystem des Rechners werden über einen Verweis nutzbar. Wird der Verweis in der Sammelmappe gelöscht, bleiben die Daten im Dateisystem des Rechners erhalten. Das gilt auch für Daten, die aus der Sammelmappe heraus im Dateisystem des Rechners angelegt wurden. Auf diesem Weg können Sie z.B. auch PDF-Dokumente mit Sage-100-Objekten verknüpfen.
• Es besteht keine direkte Verbindung zwischen der Sammelmappe und dem DMS (Dokumenten Management System). Über die Sammelmappe können die archivieren Dokumente aus dem DMS (z.B. Einkaufs- und Verkaufsbelege) angezeigt oder die verknüpften Belege/Dateien bearbeitet werden.