01. November 2017
ZUGFeRD ist die Abkürzung für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland und bezeichnet ein einheitliches Format für elektronische Rechnungen. Mit dem Format können strukturierte Daten zwischen Rechnungssteller und -empfänger ausgetauscht werden.
Das Besondere: Es handelt sich um ein hybrides Rechnungsformat, das aus einer visuellen Darstellung im PDF/A-3 Standard und einer maschinenlesbar codierten XML Datei, die ebenfalls alle relevanten Rechnungsinformationen enthält, besteht.
Das bedeutet: Zusätzlich zu den normalen PDF-Daten werden alle Nutzdaten der Rechnung in einem standardisierten XML-Format in einem Bereich der PDF-Datei gespeichert, der bei der normalen Anzeige nicht sichtbar ist. Der Standard ist so definiert, dass z.B. die Absenderfirma, Rechnungsdatum und -nummer, Beträge und Bankverbindungen immer an der gleichen, festgelegten Stelle der XML-Daten gespeichert werden. Durch dieser Standardisierung können die Rechnungsdaten automatisch weiterverarbeitet werden. Die nachstehende Grafik veranschaulicht das Prinzip:
Das ZUGFeRD-XML-Format basiert auf dem internationalen Standard UN-CEFACT und ist damit nicht nur EU-weit, sondern auch international kompatibel.
Wie funktioniert ZUGFeRD?
Der Versand und die Verarbeitung von Rechnungen erfolgt mehr und mehr digital. Dennoch besitzen viele, insbesondere kleine Unternehmen, noch keinen digitalen Rechnungsworkflow. Diese Kluft an Digitalisierungsgraden stellt mit ZUGFeRD kein Problem dar. Denn der Rechnungssteller erhält die Möglichkeit ein XLM-Format in eine PDF/A-3 -Datei einzubetten. Dadurch liegt die Rechnung in zwei Formaten innerhalb einer Datei vor, weicht optisch aber nicht von einer herkömmlichen PDF-Rechnung ab. Hier liegt der Clou von ZUGFeRD: Durch das hybride Format kann die Rechnung vom Empfänger sowohl manuell erfasst, als auch direkt in seinem System automatisch weiterverarbeitet werden.
Adressaten, die keine elektronische Rechnungsverarbeitung verwenden und die XML-Datei nicht maschinell und automatisiert verarbeiten, arbeiten wie bisher mit der PDF-Rechnung, während sie den XML-Teil der Rechnung nicht beachten. Die Rechnung lässt sich ganz einfach mit jedem PDF-Anzeigeprogramm originalgetreu betrachten und falls gewollt ausdrucken.
Bei der abgebildeten Rechnung handelt es sich um eine ZUGFeRD-Rechnung, die aus der Sage 100 erstellt wurde. Rechts in der Abbildung ist die XML-Datei zu sehen. Diese lässt sich öffnen, indem man auf die Büroklammer am linken Rand des PDF-Dokuments klickt.
