01. Februar 2021
Viele Menschen schreckt schon die Vorstellung ab, offene Rechnungen eintreiben zu müssen.
Es ist eine Gratwanderung, das Thema so anzusprechen, dass der Kunde zahlt und die Geschäftsbeziehung trotzdem keinen Schaden davonträgt. Es gibt einige bewährte Taktiken. Manche davon können Sie sogar schon vor dem Rechnungsversand einsetzen, um unangenehme Gespräche im Nachhinein zu vermeiden.
Folgende 6 Tipps helfen Ihnen, den Zahlungseingang Ihrer Kunden zu beschleunigen.
1. Vollständigkeit der Angaben in Rechnungen sicherstellen
Dazu gehören, sofern vorhanden:
Das Fehlen von Formalien auf Rechnungen ist einer der häufigsten Gründe für Zahlungsverzögerungen. Wenn Sie dem Kunden alle benötigten Informationen zur Verfügung stellen, muss er nicht extra bei Ihnen nachfragen.
2. Vollständige Kontodaten in allen Rechnungen und anderen Geschäftsschreiben einfügen
Versuchen Sie, den Kunden die Bezahlung so einfach wie möglich zu machen.
3. Rechtzeitig zum Telefon greifen und Kunden kontaktieren
Bei größeren Rechnungsbeträgen rufen Sie den Kunden eine Woche nach Rechnungsversand kurz an, um sicherzustellen, dass die Rechnung auch angekommen ist und es keine Diskrepanzen gibt. Natürlich sind alle Rechnungen wichtig und sollten rechtzeitig bezahlt werden. Bei größeren Beträgen ist eine persönliche Nachfassung jedoch angebracht.
4. Telefongespräche und Reaktionen dokumentieren
Notieren Sie sich das Datum, die Uhrzeit, den Namen Ihres Gesprächspartners und seine Reaktion z.B. als Notiz in Ihrer Sage Software.
5. Rechnungsdatum anpassen
Wenn Sie immer am Ersten eines Monats Rechnungen versenden, geben Sie als Rechnungsdatum den Tag davor an. Dadurch fällt die Rechnung in den Vormonat. Unternehmen, die Rechnungen standardmäßig 30 Tage nach Ende des Monats bezahlen, in den das Rechnungsdatum fällt, begleichen die Rechnung dann meist einen Monat früher als sonst.
Sie würden eine auf den 1. April datierte Rechnung zum Beispiel Ende Mai begleichen, eine auf den 31. März datierte jedoch bereits Ende April. Auch wenn Ihre Zahlungsfrist 30 Tage beträgt, bezahlt die Mehrheit der Unternehmen einfach entsprechend ihrem 30 tägigen Zahlungslauf.
6. Unbezahlte Rechnungen? Kein Thema mehr!
Durch die elektronische und automatisierte Rechnungserstellung lassen sich die häufigsten Gründe für Zahlungsverzögerungen praktisch aushebeln.
Die Sage Finanzbuchhaltung mit der Offenen-Posten-Funktion erleichtert die Verwaltung der Zahlungen erheblich. Mit dem Mahnwesen überwachen Sie Ihre Aussenstände. Das macht auch den Bezahlvorgang für Ihre Kunden einfacher. Das bedeutet, dass sich Zahlungen an Ihr Unternehmen deutlich schneller abwickeln lassen und Sie Ihr Geld schneller erhalten.
