Einzelaufzeichnungspflicht nach GoBD

Im Rahmen der GoBD hat das Bundesfinanzministerium (BMF) die Einzelaufzeichnungspflicht des Steuerpflichtigen bei einem Geschäftsvorfall klargestellt.

Bedeutung und Neufassung des Anwendungserlasses

Anwendungserlasse, wie der jetzt vorliegende, sind nur für die Finanzverwaltung rechtlich bindend und stellen die Auffassung der Finanzverwaltung dar, wie ein Gesetz auszulegen und damit anzuwenden ist. Weicht man als Steuerpflichtiger von dieser Auffassung ab, kommt man z.B. bei einer Betriebsprüfung schnell in Erklärungsnot. Auch in der Steuererklärung sollte man bewusste Abweichungen vor der Finanzamtsauffassung immer kenntlich machen. Nur ein Finanzgericht kann dann möglicherweise dem Steuerpflichtigen helfen und klarstellen, dass die vom Steuerpflichtigen vertretenen Auslegungen „richtig“ sind und nicht die der Finanzverwaltung.

Beachten Sie die Einzelaufzeichnungspflicht

Nach § 146 Abs.1 Abgabenordnung (AO) sind die erforderlichen (Buchführungs-) Aufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen.

Die Finanzverwaltung erwartet vom Steuerpflichtigen Folgendes:

Zeitnah, d.h. möglichst unmittelbar zu einer Entstehung des jeweiligen Geschäftsvorfalls sind

  • der verkaufte, eindeutig bezeichnete Artikel,
  • der endgültige Einzelverkaufspreis,
  • der dazugehörige Umsatzsteuersatz und -betrag,
  • vereinbarte Preisminderungen,
  • die Zahlungsart,
  • das Datum und der Zeitpunkt des Umsatzes
  • sowie die verkaufte Menge bzw. Anzahl und
  • der Name des Geschäftspartners

aufzuzeichnen. Entweder elektronisch oder manuell, aber in jedem Fall unveränderbar. Dies gilt entsprechend für Dienstleistungen. Die vorgenannten Grundsätze gelten für jeden, der eine gewerbliche, berufliche oder land- und forstwirtschaftliche Tätigkeit selbstständig ausübt. Der Umstand der sofortigen Zahlung rechtfertigt  keine Ausnahme. Auch kommt es nicht auf die Art der Gewinnermittlung an.

Ausnahme von der Einzelaufzeichnungspflicht

Bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung gilt die Einzelaufzeichnungspflicht aus Zumutbarkeitsgründen nicht, wenn KEIN elektronisches Aufzeichnungssystem, sondern eine offene Ladenkasse verwendet wird.

Als Aufzeichnungssystem gilt dabei jegliches elektronisches Gerät, das einen der oben genannten Punkte erfasst und aufzeichnet, also dauerhaft speichert, z.B. eine Waage. Wird ein solches Gerät eingesetzt, muss auch die Kasse elektronisch geführt werden, und Einzelaufzeichnungen sind zu erstellen.

Sind die Geschäftspartner bekannt, so ist für diesen Geschäftsvorfall eine Einzelaufzeichnung vorzunehmen.

Die Zumutbarkeitsüberlegungen sind grundsätzlich auch auf Dienstleistungen übertragbar. Hierbei muss der Geschäftsbetrieb auf eine Vielzahl von Kundenkontakten ausgerichtet und der Kundenkontakt des Dienstleisters und seiner Angestellten im Wesentlichen auf die Bestellung und den kurzen Bezahlvorgang beschränkt sein. Dies dürfte wohl in der Gastronomie z.B. in Schnellrestaurants, erfüllt sein, sonst eher nicht.

Achtung: Einzelaufzeichnungen sind dagegen zu führen, wenn der Kundenkontakt in etwa der Dauer der Dienstleistung entspricht und der Kunde auf die Ausübung der Dienstleistung üblicherweise individuell Einfluss nehmen kann. Dies ist z.B. beim Friseur gegeben.

Zusammenfassung: Grundsätzlich sind zur Zufriedenstellung der Finanzverwaltung für jeden Geschäftsvorfall alle Daten sofort und unveränderbar einzeln aufzuzeichnen. Nur in einigen wenigen Ausnahmefällen dürfen Sie von dieser Einzelaufzeichnungsspflicht abweichen. Es empfiehlt sich, dies dann frühzeitig mit der Finanzverwaltung abzustimmen.

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